Fopas Privacy & Cookie Statement

Dernière révision : Mai 2018

Privacy Statement

Protection de vos données personnelles dans le contexte professionnel.

Fopas, Fonds de sécurité d’existence, ci-après Fopas, avec le siège social sis à Square de Meeûs 35, 1000 Bruxelles, est responsable pour le traitement des données personnelles qui sont collectées via ce site Internet. C’est pourquoi nous avons adapté notre politique de protection des données et de la vie privée en fonction du nouveau Règlement Général européen pour la Protection des Données (RGPD).

Ce site Internet comporte un volet public et un volet privé. Vous n’avez accès au volet privé que si vous disposez d’un login et d’un mot de passe. Depuis le volet public vous pouvez aussi télécharger des formulaires (par exemple pour demander un Outplacement).

Nous n’utilisons vos données personnelles ni à des fins promotionnelles ni pour l’envoi de bulletins d’information, sauf si vous nous en avez donné expressément l’autorisation.

 

Site Internet public

Nous collectons des données personnelles que les visiteurs de notre site Internet nous communiquent sur base volontaire lors du remplissage d’un formulaire de contact, par exemple un bulletin d’informations, comme votre nom et adresse e-mail.

Nous ne collectons que les données qui nous sont nécessaires pour pouvoir satisfaire votre demande. Nous nous faisons forts d’éviter de collecter des données qui nous sont inutiles.

Nous collectons également des données personnelles par le biais de cookies sur notre site Internet (jetez un coup d’œil ci-dessous sous ‘Cookie Statement’ pour plus d’information).

 

Formulaires

Après avoir téléchargé un formulaire, vous pouvez le compléter soit électroniquement soit sous forme papier puis nous le renvoyer.

Nous ne collectons que les données que vous renseignez sur le formulaire et ne les utilisons que pour les fins telles que décrites sur le formulaire. Nous nous efforçons d’éviter de collecter des données dont nous n’avons pas besoin.

 

Site Internet privé

Les données personnelles que nous collectons

Fopas collecte vos données personnelles via le service des Ressources Humaines de votre entreprise et en conformité avec ses missions diverses de formation, d’outplacement et d’accompagnement de carrière telles que décrites dans les conventions collectives de travail propres à la Commission paritaire 306 des entreprises d’assurance. Ces données nous permettent de remplir nos missions opérationnelles efficacement, et d’en rendre compte aux instances de contrôle.

  • Nature des données personnelles encodées obligatoirement :

    Nom, prénom, e-mail professionnel, entreprise, siège, sexe, rôle linguistique, date de naissance, date d’entrée en service, catégorie salariale sectorielle, groupe de métier, fonction,  diplôme

  • Nature des données personnelles encodées non obligatoires :

    Téléphone, GSM, e-mail privé, numéro matricule interne, code postal.

Si vos données personnelles sont connues chez nous, on peut vous demander vers quelles sont les formations vont vos préférences.

Comment nous utilisons vos données personnelles

Vos données ne sont utilisées que dans le cadre des missions du Fopas, pour faciliter à la fois le traitement administratif et avantager le suivi pédagogique.

Vos données personnelles sont

  • traitées de façon strictement confidentielle : seules les données nécessaires sont communiquées à nos partenaires (jetez un coup d’œil ci-dessous sous  ‘Pourquoi partageons-nous certaines données personnelles’ pour plus d’information)

  • exploitées de manière anonyme à des fins statistiques et historiques, pour les rapports d’activité annuels – officiels – et l’analyse de tendances évolutives (rôle d’Observatoire dévolu au Fopas par les organes de gestion).

Utilisation des données personnelles :

  • Pour inscrire les personnes individuelles dans les activités du Fopas (formation, accompagnement de carrière, outplacement). Tant le Fopas que les entreprises clientes (collaborateurs directement ou service RH ou de formation) peuvent le faire.

  • Pour permettre aux entreprises clientes (Belgique uniquement) de faire le suivi des demandes de leur personnel par rapport à l’offre du Fopas.

  • Pour permettre aux organes de gestion chapeautant le Fopas (comité de gestion, commission de projets et représentants syndicaux) de suivre les activités du Fopas (rapports statistiques globaux et anonymes).

  • Pour permettre aux prestataires de service du Fopas (centres de formation et formateurs et accompagnants, bureaux d’outplacement) d’avoir accès à la liste des participants et à leur profil afin de mener à bien leurs missions.

  • Pour permettre aux entreprises clientes d’établir leur rapport de bilan social chaque année.

  • Pour permettre au Fopas d’établir (de manière globale et non personnalisée, donc anonyme) ses rapports d’activité annuels et ses études d’évolution de tendances.

Accessoirement pour les personnes en Outplacement :

Outre les données personnelles reprises ci-dessus, les données suivantes sont reprises dans une base de données distinctes gérée conjointement et sous le sceau de la confidentialité avec le partenaire externe :

  • date de sortie, date de notification du licenciement, date du début de l’outplacement, date de fin de l’outplacement, ‘scope’ du licenciement (qui donne vue dans deux des quatre scopes sur la rémunération du travailleur licencié)

Utilisation des données personnelles des personnes en outplacement :

  • Le ‘scope’ du licenciement ne sert qu’à percevoir l’allocation que l’employeur doit au Fopas pour l’outplacement.

  • Les autres données ne servent qu’à des fins statistiques et de rapportage.

Uw login op fopas.be

Pour avoir accès à votre page personnelle, vous devez d’abord introduire vos codes d’accès. Ces codes se composent :

  • de votre adresse e-mail professionnelle

  • d’un mot de passe que vous devez créer lors de votre première visite sur le site

En cas d’oubli de votre mot de passe, vous en créez un nouveau en ligne en suivant les instructions que vous recevez par e-mail.

 

Raisons pour lesquelles nous partageons certaines données personnelles

Nous partageons vos données personnelles pour pouvoir organiser les formations, l’outplacement ou l’accompagnement que vous ou votre entreprise demandez , et pour également effectuer l’administration y liée.  Nos partenaires sont par exemple des centres de formation, des formateurs, des agences d’outplacement, des centres d’accompagnement de carrière. Ils ont besoin de vos données personnelles pour vous connaître et vous servir comme il convient.

Chacun de nos partenaires ne reçoit que les données personnelles qui lui sont utiles pour réaliser ses tâches.

Nous ne partageons pas vos données avec d’autres tierces parties, à moins que la législation ne nous y contraint. Nous n’envoyons pas non plus vos données vers des pays en dehors de l’Union européenne. Nous ne vendons pas données personnelles.

 

Sécurité de vos données personnelles

Fopas et ses partenaires ICT et autres font le maximum pour protéger la sécurité de vos données.  Nous utilisons plusieurs bonnes pratiques, procédures pour éviter toute utilisation de vos données par des personnes non autorisées.

La base de données se trouve dans une infrastructure Private Cloud, elle-même dans un environnement High Availability VMware, en un lieu hautement sécurisé chez Connexeon.

Le logiciel et les services sont pris en charge par notre partenaire Xaurum  

http://www.xaurum.be/fr/xaurum/

Pour ce qui concerne l’accès à vos données : 

  • Seul vous connaissez vos codes d’accès ; ne les partagez avec personne.

  • Le département RH de votre entreprise, qui vous a enregistré, a aussi accès à vos données, et peut les modifier ou les corriger à votre demande.

  • Le Fopas, en tant qu’administrateur et gestionnaire, y a accès également.

  • Les fichiers opérationnels transmis à nos partenaires dans le but de répondre aux missions du Fopas sont protégés par mot de passe. Le mot de passe pour ouvrir le fichier concerné est transmis séparément.

  • Le site et l’application sont protégés par des connections protégées SSL.

 

Conservation des données personnelles

Le Fopas conserve les données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrite ci-dessus, y compris le traitement statistique et le rapportage.

Le traitement statistique et le rapportage sont toujours globaux et anonymes. Ils servent à renseigner les organes – officiels – de contrôle et de gestion du Fopas sur les activités annuelles du Fopas et de dégager les tendances à des fins stratégiques. 

 

Droit des utilisateurs de ce site***

  • Droit d’accès et de rectification

Vous avez le droit de demander des informations sur le traitement ou non de vos données personnelles par nous, de voir ces données personnelles et de demander à être davantage informé  sur le traitement. Vous avez le droit de faire modifier les données incorrectes.

Si vous avez un login pour ouvrir votre page personnelle, vous pouvez consulter vos données personnelles en ligne

  • Droit sur la portabilité des données

Vous avez le droit de demander copie des données que vous nous avez fournies et de les recevoir sous une forme structurée. Vous avez le droit de nous demander de transférer ces données à un autre responsable de traitement.

  • Droit d’opposition ou de limitation du traitement

    Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander de limiter le traitement de vos données personnelles.

  • Droit à l’oubli

Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données. En ce cas le Fopas peut “anonymiser” complètement vos données pour les conserver dans la mémoire historique en vue d’un rapportage global.

  • Droit d’introduire une plainte

Si vous êtes d’avis que droits à la vie privée n’ont pas été respectés, vous avez la faculté d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente.

*** moyennant preuve de votre identité (copie de votre carte d’identité)

 

 

 

Comment prendre contact avec nous

Vous pouvez toujours vous adresser chez nous via www.fopas.be en utilisant le formulaire de contact en haut à droite de la page d’accueil. Ou envoyez un e-mail à info@fopas.be.

Pour tout courrier, veuillez-vous adresser au Fopas, Responsable Privacy, square de Meeûs 35 – 1000 Bruxelles.

Nous répondrons à vos questions dans un délai maximal de 30 jours.

 

Modifications de ce ‘Privacy Statement’

Nous mettrons ce ‘privacy statement’ à jour quand cela s’avérera nécessaire pour refléter le feedback de nos clients, les modifications de nos services ainsi que le respect des réglementations belge et européenne quant à la protection des données.

Quand nous publierons ces changements, nous adapterons la date de la mise à jour du présent document et décrirons les modifications sur la page ‘Historique des modifications’. Nous vous encourageons à parcourir périodiquement ce ‘privacy statement’ pour prendre connaissance de la manière dont le Fopas protège vos informations. 

 

Cookie Statement

L’utilisation des cookies

Afin que notre site Internet puisse mieux répondre aux besoins d’un visiteur récurrent (par exemple le choix de la langue), nous recourons à des cookies techniques. Les cookies sont de petits fichiers textes placés localement sur le disque dur de votre ordinateur lors de votre visite à notre site Internet. Ces cookies ne sont pas utilisés pour surveiller la navigation du visiteur sur d’autres sites Internet.

 

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