Fopas Privacy & Cookie Statement

Laatst bijgewerkt: mei 2018

Privacy statement

Bescherming van uw persoonsgegevens in professionele context.

Fopas, Fonds voor bestaanszekerheid, hierna Fopas, met maatschappelijke zetel te Square de Meeûs 35, 1000 Brussel, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die via deze website verzameld worden. We hebben ons beleid inzake gegevensbescherming en privacy daarom aangepast aan de nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Deze website bestaat uit een publiek en een privaat deel. Tot het privaat deel heeft u slechts toegang indien u beschikt over een login en paswoord. Op de publieke website kan u tevens een aantal formulieren downloaden (bijvoorbeeld voor de aanvraag van een outplacement).

We gebruiken uw persoonsgegevens niet voor promotionele doeleinden of voor het toesturen van nieuwsbrieven, tenzij u daartoe uitdrukkelijk toestemming gegeven hebt.

 

Publieke website

We verzamelen persoonsgegevens die bezoekers van onze website vrijwillig aan ons meedelen bij het invullen van een contactformulier, bijv. een nieuwsbrief, zoals uw naam en e-mailadres.

We verzamelen enkel de gegevens die we nodig hebben om aan uw verzoek te kunnen beantwoorden. We trachten te vermijden gegevens te verzamelen die we niet nodig hebben.

We gebruiken uw persoonsgegevens niet voor promotionele doeleinden of voor het toesturen van nieuwsbrieven, tenzij u daartoe uitdrukkelijk toestemming gegeven hebt.

We verzamelen tevens persoonsgegevens door middel van cookies op onze website (neem hieronder een kijkje bij ‘Cookie Statement’ voor meer informatie).

 

Formulieren

Na het downloaden van een formulier, kan u dit elektronisch of op papier vervolledigen en ons terugsturen.

We verzamelen enkel de gegevens die u op het formulier invult en gebruiken die enkel voor de doeleinden zoals beschreven op het formulier. We trachten te vermijden gegevens te verzamelen die we niet nodig hebben.

 

Private website

De persoonsgegevens die we verzamelen

Fopas verzamelt uw persoonsgegevens via de HR-afdeling van uw onderneming in overeenstemming met de specifieke opdrachten zoals beschreven in de collectieve arbeidsovereenkomsten voor het Paritair Comité 306 voor het verzekeringswezen: opleiding, outplacement en loopbaanbegeleiding. Dankzij deze gegevens kunnen wij onze operationele taken doeltreffend uitvoeren en er verslag van uitbrengen bij de controle-instanties.

  • Aard van de verplicht ingevoerde persoonsgegevens:

Naam, voornaam, e-mailadres (werk), onderneming, zetel, geslacht, voertaal, geboortedatum, datum indiensttreding, loonschaalcategorie, beroepscategorie, functie, diploma.

  • Aard van niet-verplicht ingevoerde persoonsgegevens:

    Telefoon, gsm, e-mailadres (privé), interne personeelscode, postcode

Indien uw persoonsgegevens bij ons bekend zijn, kan u gevraagd worden naar welke opleidingen u voorkeur uitgaat.

Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken

Uw gegevens worden alleen gebruikt in het kader van de opdrachten van Fopas d.w.z. voor een vlotte administratieve verwerking en pedagogische opvolging van uw vraag.

Uw persoonsgegevens worden:

  • uiterst vertrouwelijk behandeld: alleen de nodige gegevens worden doorgegeven aan onze partners (neem hieronder een kijkje bij ‘Waarom we bepaalde persoonsgegevens delen’ voor meer informatie)

  • anoniem gebruikt voor statistieken en historieken, voor de jaarlijkse – officiële – rapporteringen en voor trendanalyserapporten (rol van het Observatorium toegekend aan Fopas door de beheersorganen)

Gebruik van persoonsgegevens:

  • Om individuele personen in te schrijven in de activiteiten van Fopas (opleiding, loopbaanbegeleiding, outplacement). Zowel Fopas als de ondernemingen die klant zijn (medewerkers zelf of personeels- of opleidingsdienst) kunnen dit doen.

  • Om ondernemingen die klant zijn (alleen in België) toe te laten om aanvragen van hun personeel in relatie tot het aanbod van Fopas op te volgen.

  • Om de overkoepelende beheersorganen van Fopas (beheerscomité, projectencommissie en vakbondsvertegenwoordigers) toe te laten om toezicht te houden op activiteiten van Fopas (globale en anonieme statistische rapporten).

  • Om dienstverleners van Fopas (Training & Development centra, trainers en begeleiders, outplacementkantoren) toegang te geven tot de lijst van deelnemers en hun profiel, om hun opdrachten goed te kunnen uitvoeren.

  • Om ondernemingen die klant zijn te ondersteunen bij het opstellen van hun sociale balans.

  • Om Fopas toe te laten om (op globale niet-gepersonaliseerde en dus anonieme wijze) jaarlijkse activiteits- en trendanalyserapporten op te maken.

Bijkomend voor personen in outplacement:

Naast de bovenstaande persoonsgegevens worden de volgende gegevens opgenomen in een afzonderlijke databank die onder voorwaarde van strikte vertrouwelijkheid samen met de externe partner wordt beheerd:

  • uittredingsdatum, datum kennisgeving van ontslag, startdatum outplacement, einddatum outplacement, ‘scope’ van het ontslag (wat in twee van de vier scopes inzage geeft in het loon van de ontslagen werknemer)

Gebruik van persoonsgegevens van personen in outplacement:

  • De ‘scope’ van het ontslag wordt alleen gebruikt om de vergoeding die de werkgever aan Fopas verschuldigd is voor het outplacement, te innen.

  • De andere gegevens dienen alleen voor statistische en rapportagedoeleinden.

Uw login op fopas.be

Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke pagina, moet u eerst uw toegangscodes invoeren. Deze codes zijn als volgt samengesteld:

  • uw professionele e-mail

  • een wachtwoord dat u moet wijzigen bij uw eerste bezoek

Indien u uw wachtwoord vergeet: vraag online een nieuw aan en volg de instructies op die u per e-mail ontvangt.

 

Waarom we bepaalde persoonsgegevens delen

We delen uw persoonsgegevens om de door u of uw onderneming gevraagde opleiding, outplacement of loopbaanbegeleiding te kunnen uitvoeren, alsook teneinde de administratie hierrond te kunnen voeren.  Onze partners zijn bijvoorbeeld opleidingscentra, trainers, outplacementbureaus en centra voor loopbaanbegeleiding. Ze hebben uw persoonsgegevens nodig om u te kennen en op gepaste wijze te helpen.

Elk van onze partners ontvangt alleen die persoonsgegevens welke zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

We delen uw gegevens verder niet met andere derde partijen, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn. We sturen uw gegevens ook niet door naar landen buiten de Europese Unie. We verkopen uw persoonsgegevens niet.

 

Veiligheid van uw persoonsgegevens

Fopas en zijn ICT- en overige partners doen er alles aan om de veiligheid van uw gegevens te garanderen.  We maken gebruik van gangbare best practices en procedures om gebruik door onbevoegde personen te vermijden. 

De databank bevindt zich in  een Private Cloud infrastructuur binnen een High Availability VMware omgeving in een hoog beveiligde locatie bij Connexeon.

De software en services en worden verzorgd door onze partner Xaurum  

http://www.xaurum.be/nl/over-ons/

Wat de toegang tot uw gegevens betreft:

  • U alleen kent uw toegangscodes en we raden u aan ze met niemand te delen.

  • De HR-afdeling binnen uw onderneming die u bij Fopas registreerde, heeft eveneens toegang tot uw gegevens en kan ze op uw verzoek wijzigen of corrigeren.

  • Fopas heeft als administrator en beheerder eveneens toegang.

  • De operationele bestanden die onze partners ontvangen voor de opdrachten die we hen toevertrouwen zijn beveiligd met een wachtwoord. Het wachtwoord om het betrokken bestand te openen wordt apart verstuurd.

  • De site en de beheersapplicatie zijn beveiligd via een SSL-beveiligde verbinding.

 

Bewaren van persoonsgegevens

Fopas bewaart de persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, inclusief statistische verwerking en rapportage.

Statistische verwerking en rapportage gebeuren altijd globaal en anoniem.  De statistieken en rapporten zijn bedoeld om de – officiële – controle- en beheersorganen van Fopas te informeren over de jaarlijkse activiteiten van Fopas en voor de vaststelling van trends met het oog op de formulering van strategische doelen.

 

Rechten van gebruikers van deze website***

  • Recht op inzage en verbetering

U heeft het recht uitsluitsel te vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens door ons, inzage te krijgen in deze persoonsgegevens en meer informatie inzake de verwerking ervan te vragen. U heeft het recht onjuiste gegevens te laten verbeteren.

Indien u een login heeft tot uw persoonlijke pagina, kunt u uw persoonsgegevens online raadplegen.

  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht een kopie te vragen van de gegevens die u ons heeft verstrekt en deze te ontvangen in een gestructureerde vorm. U heeft het recht ons te vragen deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

  • Recht op bezwaar of beperking van verwerking

    U kan bezwaar aantekenen tegen het verwerken van uw persoonsgegevens of vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

  • Recht om vergeten te worden

U heeft het recht ons te vragen uw gegevens te wissen. In dat geval kan Fopas uw gegevens volledig "anonimiseren" om ze te bewaren in het historiek geheugen in functie van globale rapportering.

  • Recht om een klacht in te dienen

Indien u meent dat uw privacy rechten niet gerespecteerd worden, beschikt u over de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

*** mits bewijs van uw identiteit (kopie van uw identiteitskaart)

 

Hoe contact met ons opnemen

U kan steeds bij ons terecht via www.fopas.be via het contactformulier rechts bovenaan op de homepagina. Of stuur een e-mail naar info@fopas.be.

Per post bereikt u ons op volgend adres: naar Fopas, Privacy verantwoordelijke, de Meeûssquare 35 – 1000 Brussel.

Binnen uiterlijk 30 dagen ontvangt u een antwoord op uw vragen.

 

Wijzigingen van deze 'Privacy Statement’

We werken deze "privacy statement" bij wanneer dat nodig is voor de verwerking van feedback van onze klanten, wijzigingen van onze diensten en naleving van Belgische en Europese regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming.

Wanneer we die wijzigingen publiceren, zullen we de datum van bijwerking van het voorliggende document aanpassen en de wijzigingen beschrijven op de pagina "Historiek van de wijzigingen". We moedigen u aan om dit "privacy statement" geregeld te raadplegen om kennis te nemen van de manier waarop Fopas uw gegevens beschermt.

 

Cookie statement

Het gebruik van cookies

Om onze website beter af te stemmen op de behoeften van een terugkerende bezoeker (bijvoorbeeld taalkeuze), maken we gebruik van technische cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die lokaal op de harde schijf van uw computer geplaatst worden tijdens uw bezoek aan onze website. Deze cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan.

U wenst geen cookies?

Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw browser.

Indien u (bepaalde) cookies uitschakelt, is het mogelijk dat sommige delen van de website niet (optimaal) zullen werken en dat u niet alle functies op onze website kan gebruiken.