AXA Belgium_Storytelling & PowerpointSpecial

Group training or Webclass(es)

Dit is een specifiek traject op maat ontwikkeld voor AXA Belgium - team van Julie Vanden Balck

Inhoud traject

Duur van de opleiding: 2 x 0,5 dag

De medewerkers krijgen in de workshops een stevig houvast mee zodat ze anders denken over de opbouw van de presentaties. De medewerkers zullen meer de richtlijnen, zoals  hieronder beschreven,

• kunnen volgen en begrijpen,
• en meer kunnen gaan toepassen.

WORKSHOP 1

Ieder deelnemer brengt een presentatie mee die beschouwd werd als minder goed, of te uitgebreid of….

In de workshop wordt de theorie uitgelegd die we dan onmiddellijk in praktijk omzetten. Elke deelnemer werkt aan zijn of haar meegebrachte presentatie en verbetert die. Zo leren de deelnemers effectief hoe het anders kan.

We coveren de stappen die hieronder staan beschreven. De deelnemers krijgen na de workshop de hand-out digitaal toegestuurd.

WORKSHOP 2

In de tweede workshop presenteert elke deelnemer zijn of haar aangepaste power point presentatie.

De andere deelnemers en de trainer geven dan gepersonaliseerde feedback.

• We beginnen altijd met het positieve te benoemen: wat is al beter en mag je zo verder blijven doen? Dat geeft moed en motivatie om verder te verbeteren.
• Dan benoemen we wat weg mag.
• En dan geven we nog een verbeterpunt mee. Elke deelnemer mag een verbeterpunt geven. Dat zijn er dan al 5 of 6, genoeg om weer verder in de toekomstige PowerPoints te verbeteren.

Voor de leidinggevenden van de medewerkers:

Aan de leidinggevenden van de deelnemers wordt het volgende gevraagd:

• moedig je medewerkers aan en benoem de positieve vorderingen die je ziet na de workshops, ook al is het minuscuul. Benoem het, en vermijd om je positieve feedback te laten volgen door:  “ MAAR” en 5 of 6 verbeterpunten. Voor velen werkt dat weinig motiverend. Werk consequent: “Nu eerst aan aandachtspunt X werken. Als dat goed is, nemen we een volgend aandachtspunt.” Je hebt zelf ook niet op 1 dag perfect leren autorijden, dat is ook in stappen verlopen 😉
• aanvaard ook dat niet iedereen jouw vorm van perfectionisme heeft. Een ideale PowerPoint voor jou, kan in de ogen van iemand anders helemaal niet als ideaal overkomen.
• gun je medewerker de autonomie om er zijn of haar eigen ziel in te leggen. Dat motiveert en zet aan tot de bereidheid om beter te willen worden.  

Op die manier gaan we er zeker samen voor zorgen dat jullie doel voor een groot stuk kan verwezenlijkt worden. 😊

Resultaat

1. Questions to ask yourself before starting to create a presentation
   • What is my audience
     • Level of knowledge of the topic
     • What is their current opinion
     • What are their triggers
   • What is the purpose of my presentation
     • for information, to back up your decision, ,
     • Not to show off all the knowledge, to be beautiful, etc.
   • What are the 3 elements I want my audience to remember at the end of it
   • What do I want to obtain
   • Have I demonstrated what’s in it for them
   • How much time do I have for my presentation

2. Draft a story line

• Start by writing out your storyline in a text document using the dot-dash structure. Your storyline should be communicated in the slide lead-ins.

• Identify faulty or missing logic,
• Do I have data supporting every argument & story line
• …

3. Structure the slide deck : craft the argumentation & story line

Using funnel / inverted pyramid approach

1. How to write an introduction : what are we going to speak about
   1. (eventually) a hook
   2. What is the objective of the presentation
   3. Preview
2. …Body
   1. Definition
   2. Situation
   3. Complication / new element / …
   4. Hypothesis of resolution / cause / argument / …
   5. Supporting data (c and d can be reverse depending on situation)
3. …Conclusion
   1. Reminder of key elements (sometimes needed while delivering an exhaustive report)
   2. Recommendations
   3. Next steps : be explicit (what is expected, from who, for when) …

4. Review

• Can you fully grasp the story without reading any slide body (only the leads in) ?

4. Structure of a slide (itself)

One slide = one insight, fully articulated in the lead-in, and supported by the body.

Zoom in :

• Data, charts, and other quantitative slides
• Text, conceptual, and other qualitative slides
• Checklist of key pitfalls
  • chart completeness (dates, labels, units, …)
  • text scannable (bullets, short sentences, read from top to bottom & left to right, no redundancy, no value judgment, …)
  • slides consistency (ex. Always start with a date + action + status (don’t mix up)
  • …

5. How to write an executive summary

Tips : Your storyline is communicated in your slide lead-ins, and your slides lead-in all put together should (more or less) be your executive summary.

6. Review the presentation one last time

• Check ….
• Is it understandable by your father, …